Die Erfindung des Computers stellte einen Meilenstein in der industrialisierten Welt dar. Mit dem Gedanken, Rechenoperationen mechanisch ablaufen zu lassen, befasste man sich bereits im 19. Jahrhundert. Damals reichten die mechanischen Komponenten jedoch bislang nicht aus, um solche Maschinen herzustellen. Erst in den 1940er-Jahren gelang der wirkliche Durchbruch, als Konrad Zuse den ersten Computer entwickelte. Der PC kam dann in den 1980er-Jahren auf den Markt. Er revolutionierte vor allem die Arbeit im Büro und der Verwaltung. Schließlich gesellte sich in den 1990er-Jahren das Internet dazu und ermöglichte eine unbegrenzte geografische Kommunikation. Neben dem Internet verwenden viele Unternehmen auch das sogenannte Intranet. Das ist ein unternehmensinternes elektronisches Kommunikationsnetzwerk. Dafür gibt es heute spezielle Lösungen.
Das elektronische Dokumentenmanagement
Beim Dokumentenmanagement geht es darum, Daten und Dokumente zu bearbeiten, zu verwalten und zu speichern. Für diese Aufgaben stehen heute Dokumentenmanagementsysteme (DMS) zur Verfügung. Ein Dokumentenmanagementsystem ist eine eigene Software. Sie sorgt dafür, dass Dokumente und Daten zentral gespeichert werden und ermöglicht ein rasches Auffinden aller Datensätze. Zudem können Dokumente von mehreren Mitarbeitern gleichzeitig bearbeitet werden. Das betrifft insbesondere die Be- und Verarbeitung von Worddokumenten, Power-Point-Files oder Bildern. Die Verwendung eines Dokumentenmanagementsystems bietet vor allem folgende Vorteile:
- Es fällt weniger Papier an.
- Es verbessert die Zusammenarbeit von Mitarbeitern und steigert die Produktivität.
- Das DMS ermöglicht eine bessere Zugriffs- und Versionskontrolle.
- Zudem erhöht das DMS die Datensicherheit im Unternehmen.
DMS finden in vielen verschiedenen Unternehmen und Branchen Anwendung. Das System eignet sich sowohl für Großunternehmen als auch für kleinere Betriebe. Durch die Verwendung derartiger Softwarelösungen gewinnt das Thema der Digitalisierung noch mehr an Bedeutung.
